Waar betaal je voor bij een bedrijfsuitje?
Begin met de activiteit. Willen jullie samen het strand op voor Expeditie RobinZon, of zoeken jullie iets wat ook binnen past, zoals De Alleskunner XL? Noteer vervolgens wat je rondom het spel wilt regelen. Denk aan koffie bij aankomst, een ruimte voor de groep, een drankje na afloop en eventueel een maaltijd. Vergeet het vervoer vanaf kantoor niet. Zo krijg je drie overzichtelijke posten voor je begroting: activiteit, horeca en vervoer.
Vergelijk je prijzen, kijk dan of ze gelden voor jullie groepsgrootte. Een bedrag bij een activiteit kan een vanafprijs zijn. Vraag ook of btw, begeleiding en materialen zijn inbegrepen. Vooral als je prijzen uit verschillende offertes in één spreadsheet zet, maakt het uit of alle bedragen op dezelfde manier zijn opgebouwd.
Rekenvoorbeeld voor 30 collega’s
Stel dat je voor 30 collega’s een activiteit begroot op € 25 per persoon. Dan reserveer je € 750 voor het programma. Trek je in je voorbeeld € 35 per persoon uit voor eten en drinken, dan komt daar € 1.050 bij. Samen is dat € 1.800, oftewel € 60 per persoon. Dat zijn voorbeeldbedragen voor je begroting. De echte prijs hangt af van de activiteit, de datum en de keuzes die je met de strandlocatie maakt.
Wil je ook gezamenlijk vervoer regelen? Zet dat apart in je overzicht. Zo zie je meteen wat het scheelt als een deel van de groep op eigen gelegenheid komt. Spreek ook af wanneer je het definitieve aantal deelnemers doorgeeft. Dat is handig als collega’s zich nog kunnen aanmelden of als je rekening moet houden met enkele afmeldingen.
Een losse activiteit of een arrangement aan zee?
Een losse activiteit past goed als iedereen na afloop zijn eigen plannen heeft, of als jullie al ergens hebben afgesproken om te eten. Wil je dat de groep bij elkaar blijft, kijk dan naar een combinatie van een activiteit en eten en drinken aan zee. Een borrel met wat hapjes kan genoeg zijn voor een middaguitje. Plan je het uitje over etenstijd heen, dan is een lunch, barbecue of diner logischer.
Bedenk daarbij hoeveel tijd je voor elk onderdeel wilt uittrekken. Een bedrijfsuitje van drie uur hoeft niet volgepland te worden. Als je collega’s elkaar weinig zien, kan een half uur op het terras juist het moment zijn waarop mensen uit verschillende teams met elkaar aan de praat raken.
Welke vragen stel je bij een offerte?
- Wat is de totaalprijs voor het verwachte aantal deelnemers?
- Welke onderdelen zijn inbegrepen en welke zijn optioneel?
- Hoe worden drankjes afgerekend en kunnen we vooraf een bedrag afspreken?
- Welk binnenprogramma is mogelijk als het weer omslaat en verandert de prijs dan?
Heb je een maximum per persoon? Deel dat meteen, samen met de gewenste datum, het aantal collega’s en jullie voorkeur voor eten en drinken. Bij Beleving Hoek van Holland kunnen we dan een programma voorstellen dat binnen je begroting past. Zo weet je welke keuzes er zijn voordat je het plan intern voorlegt.
Vergelijk offertes met dezelfde uitgangspunten
Krijg je twee voorstellen met verschillende looptijden? Reken dan eerst terug naar wat jullie nodig hebben. Een programma met alleen een activiteit is lastig te vergelijken met een voorstel waarin ook ontvangst en borrel zitten. Vraag beide partijen eventueel om een prijs voor hetzelfde dagdeel met dezelfde horeca.
